Datenschutzleitlinie

Datenschutzleitlinie zum Schutz personenbezogener Daten

Präambel
Diese Datenschutzleitlinie zum Schutz personenbezogener Daten gilt für den Zweckverband Abfallwirtschaft Celle (ZAC).
Der ZAC vereint die Tätigkeit als öffentlich-rechtlicher Entsorgungsträger für den Bereich des Landkreises Celle sowie der Stadt Celle und ist als zusätzliche Vollstreckungsbehörde anerkannt.
Neben dieser Hauptaufgabe wurden dem ZAC die Unteren Abfallbehörden sowie Teile der Unteren Bodenschutzbehörde übertragen.
Im Rahmen dieser Tätigkeiten werden vom ZAC auch personenbezogene Daten verarbeitet. Daher hat sich der ZAC diese  Datenschutzleitlinie zum Schutz personenbezogener Daten gegeben.
Ziel des Datenschutzes ist der Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Der besondere Schutz dieser Daten ist in Form des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung verfassungsrechtlich verankert (Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 GG). Der Datenschutz bezweckt somit den Schutz des Einzelnen vor Beeinträchtigungen in seinem Persönlichkeitsrecht.

1. Grundlagen
Gemäß Art. 4 DSGVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Verarbeitung meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

2. Ziel
Mit dieser Datenschutzleitlinie gibt sich der ZAC  den Rahmen für die gesetzeskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten und die zu treffenden technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Es ist Ziel des ZAC alle erforderlichen, geeigneten und angemessenen Maßnahmen zu treffen, um negative materielle und immaterielle Folgen für Betroffene und den  ZAC  im Umgang mit personenbezogenen Daten auszuschließen.

3. Leitbild und Selbstverpflichtung
Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC sind sich ihrer Verantwortung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und der dafür eingesetzten informationstechnischen Infrastrukturen bewusst und werden die Daten ausschließlich im Rahmen der einschlägigen Gesetze, vertraglichen Regelungen und internen Vorschriften verarbeiten. Dabei hat die Umsetzung und Einhaltung der festgelegten organisatorischen und implementierten technischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten für die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC einen hohen Stellenwert.

4. Prinzipien
Im Umgang mit personenbezogenen Daten werden die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC insbesondere die nachfolgenden Prinzipien beachten.
Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz
Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC werden personenbezogene Daten nur auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeiten. Sie werden personenbezogene Daten daher ausschließlich verarbeiten, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

• Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung erteilt.
• Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person.
• Die Verarbeitung ist für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
• Die Verarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die dem ZAC unterliegt.
• Die Verarbeitung ist erforderlich für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem ZAC übertragen wurde.
• Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen nicht.

Zweckbindung
Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC werden personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erheben und werden diese nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeiten.
Datenminimierung
Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC werden nur solche personenbezogene Daten verarbeiten, die dem Zweck angemessen und für diesen erheblich sind. Sie werden sich bei der Verarbeitung zudem auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränken.
Richtigkeit
Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC werden nur solche personenbezogene Daten verarbeiten, die sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sind. Sie werden alle angemessenen Maßnahmen treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden.
Speicherbegrenzung
Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC werden personenbezogene Daten grundsätzlich ausschließlich in einer Form speichern, die eine Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.
Integrität und Vertraulichkeit
Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC werden personenbezogene Daten ausschließlich in einer Weise verarbeiten, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet. Dies umfasst insbesondere den Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
Rechenschaftspflicht
Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des ZAC werden die erforderlichen Maßnahmen treffen, um die Einhaltung der vorgenannten Grundsätze nachweisen zu können.

5. Umsetzung
Die Umsetzung des Datenschutzes in den Arbeitsabläufen des ZAC erfordert technische und organisatorische Maßnahmen. Diese Maßnahmen werden in weiterführenden Dokumenten festgelegt. Der ZAC verpflichtet sich, diese laufend aktuell zu halten.
Die Mitarbeiter verpflichten sich, diese internen Regelungen einzuhalten.
Rechtzeitige Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten, Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzung
Wird im Unternehmen die Einführung neuer Verfahren geplant, die die Verarbeitung personenbezogenen Daten umfassen, sind diese bereits in der Planungsphase, in jedem Fall aber vor deren Einführung und Freischaltung, von den Abteilungsleitern an den Datenschutzkoordinator zu melden. Dieser gibt die Meldung an den Datenschutzbeauftragten weiter. Auf diesem Wege wird die rechtzeitige Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten und ggf. Prüfung der Erforderlichkeit der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen durch das Unternehmen sichergestellt.
Teil der Meldung ist das Ausfüllen des Fragebogens zur Aufnahme in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, damit dessen regelmäßige Aktualisierung durch das Unternehmen gewährleistet werden kann.
Einführung neuer Dienstleister
Wird im Unternehmen der Einsatz neuer Dienstleister geplant, die für das Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten sollen, sind diese vor deren Beauftragung von den Abteilungsleitern an den Datenschutzkoordinator zu melden. Dieser gibt die Meldung an den Datenschutzbeauftragten weiter. Auf diesem Wege wird die Erforderlichkeit der Prüfung des Abschlusses entsprechender datenschutzrechtlicher Verträge durch das Unternehmen sichergestellt.
Auskunftsersuchen und Berichtigung
Sobald sich eine auskunftsberechtigte Person mit einem Auskunftsersuchen an die verantwortliche Stelle wendet, ist deren Anfrage gemäß den Vorgaben aus dem „Muster-Auskunftserteilung“ zu beantworten. Etwaige weitere Auskünfte oder Rückfragen sind mit dem Datenschutz-Koordinator oder den Datenschutzbeauftragten abzustimmen.
Anträge einer berechtigten Person auf Berichtigung personenbezogener Daten sind durch den jeweils zuständigen Mitarbeiter unmittelbar umzusetzen, ohne dass es einer entsprechenden Rücksprache mit dem Datenschutz-Koordinator oder dem Datenschutzbeauftragten bedarf.
Datenschutzverstöße
Sollten im Unternehmen Datenschutzverstöße festgestellt werden, sind diese unverzüglich an den Datenschutzkoordinator zu melden. Dieser gibt die Meldung an den Datenschutzbeauftragten weiter.

6. Datenschutzbeauftragte/r
Anna Bauer (BEL NET GmbH)
Tel.: +49.531.2144-175
Christian-Pommer-Straße 23 
38112 Braunschweig                   
E-Mail: datenschutz@zacelle.de

7. Datenschutz-Koordinator
Christian Eckhardt
Tel.: +49.5141.7502-522
Braunschweiger Heerstraße 109
29227 Celle
E-Mail: christian.eckhardt@zacelle.de

8. Geltungsdauer
Diese Leitlinie tritt mit dem 01.05.2018 in Kraft. Sie gilt bis sie außer Kraft gesetzt oder durch eine jüngere Fassung ersetzt wird.

Celle, den 30.04.2018
gez. Unterschrift
Tobias Woeste
Geschäftsführer